Durch die Verarbeitung von elektronischen Belegen werden Abläufe im Rechnungswesen deutlich vereinfacht. Dabei werden beispielsweise Eingangsrechnungen gescannt oder Bankbelege automatisch von der Bank an unsere Kanzlei übermittelt. Eine technisch hochentwickelte Texterkennung erfasst gescannte Belege und beschleunigt damit die Buchhaltung. Fälligkeiten von Rechnungen können in der Buchhaltung erfasst werden, wodurch es möglich ist, automatische Zahlungsvorschläge zu generieren, die Sie nur mehr in Ihrem eBanking-System erfassen und freigeben müssen. Zeitraubendes abtippen von Papierbergen gehört der Vergangenheit an.

Belege können zB monatlich, wöchentlich oder auch täglich in elektronischer Form übermittelt werden. Damit werden praktisch tagesaktuelle Auswertungen, zB OP-Listen aus der Buchhaltung möglich, obwohl diese aus dem Unternehmen ausgegliedert ist. Sie haben immer online Zugriff auf Ihre Belege und sparen aufwändige Suchen. Zahlungsvorschläge, die direkt ins eBanking übernommen werden können, ersparen Ihnen die Erfassung von Zahlungsaufträgen im Onlinebanking bzw das Ausfüllen von Zahlscheinen. Durch die elektronische Übermittlung der Belege bleiben die Originale bei Ihnen im Haus und sind verfügbar, wenn sie zB bei Fragen zur Garantie oder Gewährleistung benötigt werden. Zusammengefasst haben Sie also die bessere Buchhaltung schneller verfügbar.

Grundsätzlich funktioniert der Ablauf folgendermaßen: Bankbelege werden von der Bank, alle anderen Belege von Ihnen elektronisch zur Verfügung gestellt. Die Verarbeitung der Belege erfolgt bei uns mit Hilfe der DATEV-Softwarepakete, dem Standard für EDV-gestütztes Rechnungswesen in Deutschland. Die Übermittlung erfolgt durch Upload der Dateien über eine gesicherte Verbindung ins DATEV-Rechenzentrum. Ausgangsrechnungen werden gescannt oder beispielsweise im pdf-Format erstellt. Falls Sie Ausgangsrechnungen mit einer gängigen Software erstellen, gibt es eventuell zusätzlich eine Schnittstelle, über die die Daten direkt ins Rechnungswesen übertragen werden können. Eingangsrechnungen werden in der Regel eingescannt und anschließend hochgeladen. Alternativ können die Dateien beispielsweise auch per Email übertragen oder in einem Filesharing-Programm zur Verfügung gestellt werden. Erfahrungsgemäß spielt sich jedenfalls nach kurzer Zeit eine Routine ein, die für alle Beteiligten gut funktioniert. Je nachdem, wie aktuell die Belege zur Verfügung gestellt werden, kann die Buchführung immer auf dem letzten Stand gehalten werden.

Aus Erfahrungswerten kann abgeleitet werden, dass durch die automatisierte Buchhaltung Kostenersparnisse bis zu 30% gegenüber der herkömmlichen papiergebundenen Lösung bringt. Ihre tatsächlichen Kosten sind hauptsächlich vom Belegumfang, aber auch von der in Anspruch genommenen Leistung abhängig. Die Abrechnung kann nach pauschal, nach Zeitaufwand oder auch zeilenweise erfolgen. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch, damit wir gemeinsam Ihren Bedarf und Ihre Möglichkeiten abschätzen können oder informieren Sie sich über unsere Pauschalpakete!